Naujienos

Naujienos

KAIZEN NUOLATINIO TOBULĖJIMO DVASIA: Kaizen nuolatinis tobulėjimas nieko nekainuoja

2017-04-25
KAIZEN NUOLATINIO TOBULĖJIMO DVASIA: Kaizen nuolatinis tobulėjimas nieko nekainuoja

Autorius: Tatsuya Iimura, STI ltd.

Įmonės veikloje viena svarbiausių užduočių yra faktinės situacijos aiškus suvokimas. Būtent dėl šios priežasties gemba, t.y. vietos kurioje vyksta procesai, kuriama vertė, lankymas ir stebėjimas yra būtinas elementas diegiant lieknosTetsuya Imura gamybos principus.

Vertinant įvairius procesus reikėtų vadovautis ne pasakymu “turbūt”, “tikėtina” ar savo asmeniniu įsivaizdavimu, bet konkrečia faktine informacija. Jeigu neturite tikros informacijos neįmanoma priimti adekvačius sprendimus ir diegti kaizen nuolatiniam tobulėjimui skirtų pasiūlymų kultūrą. Galbūt jūs kasdieninėje įmonės veikloje darote sprendimus, tačiau jeigu jie yra priimami remiantis nuojauta, o ne faktais sunku tikėtis geresnių veiklos rezultatų. Tokia situacija, priešingai nei tikėtasi, gali netgi sukelti neigiamas pasekmes, pabloginti darbuotojų tarpusavio santykius ir pačią darbo atmosferą.

Taigi, ką reikia daryti norint atrasti procesus, kurie nekuria pridėtinės vertės ir išspręsti kylančias problemas? Kaip ir minėjau, svarbiausia suvokti faktinę situaciją. Galima vadovautis metodu, kuomet siekiant suvokti problemos esmę penkis kartus pakartojame klausimą “kodėl?” Visgi, norėčiau pristatyti dar vieną gana paprastą metodą, kuriuo gali vadovautis bet kas ir bet kada. Metodo esmė yra “sąmoningas stebėjimas.” Jūs turbūt galvojate, kad tai pernelyg elementaru. Iš tiesų šis metodas toks paprastas, kad dažnai mes jo tiesiog nepastebime ir neįvertiname.

Stebėkite ir žymėkitės faktinę informaciją

Panagrinėkime atidžiau šio metodo esmę. Sąmoningo gemba stebėjimo metu reikia atidžiai neskubant stebėti gemba ir toje pat vietoje atlikti įrašus apie faktinę situaciją. Lėtai, neskubant reiškia, kad gemboje turėtume praleisti apie 60 minučių. Šiuo atveju 15 ar 20 minučių yra pernelyg trumpas laiko tarpas kadangi stebimas asmuo žinodamas, kad yra stebimas susikausto ir pradžioje dirba kitaip nei yra įpratęs. Dėl šios priežasties stebėtojui sunku suvokti faktinę situaciją. Gemboje praleidžiant ilgesnį laiko tarpą stebimas asmuo atsipalaiduoja, sugrįžta į sau įprastinį darbo ritmą.

Pirmiausiai stebime šiuos aspektus:

  • 3S, t.y. seiri (darbo vietos sutvarkymas), seiton (efektyvus darbo vietos išdėstymas), seiketsu (švara) ar laikomasi darbo saugos principų, darbo vietos ergonomika ir kt.
  • 7 mudašvaistymai

Kuomet tapsite labiau įgudusiu stebėtoju, bus galima išplėsti stebimų parametrų spektrą. Užrašams su savimi turėkite A4 formato lapą, kietą lentelę, kad patogiau būtų atlikti įrašus, rašymo priemones ir laikrodį. Prisiminimai laikui bėgant, jeigu nėra konspektuojami, užsimiršta ir tampa subjektyvūs, todėl yra svarbu kruopščiai vesti užrašus. Video filmavimas taip pat gali būti paminėtas, kaip viena iš priemonių, tačiau nemanau, kad ji yra labai tinkama jeigu siekiate greitesnių rezultatų. Filmuotą medžiagą dar kartą teks peržiūrėti. Taigi, norėdami išanalizuoti faktinę informaciją jūs turėsite du kartus sukaupti savo dėmesį. Manau, tai yra nereikalingas brangaus laiko švaistymas. Geriausi rezultatai jeigu viską žymitės būdami gemboje. Rašymas savo ranka taip pat labai svarbus procesas, nes verčia jus susikaupti. Visų penkių jausmų intensyvus naudojimas dar labiau sustiprina jūsų pastabumą.

Gemba (vietos stebėjimą) tuo pačiu metu rekomenduoju atlikti dviems asmenims. Vienas iš stebėtojų yra atsakingas už darbuotojo judėjimo trajektorijų žymėjimą. Kitas asmuo konspektuoja darbo procesų eiliškumą ir žymisi minėtiems procesams atlikti sugaištą laiką. Pradžioje pakanka žymėtis veiksmams atlikti skirtą laiką minučių tikslumu. Stebėjimo metu svarbios dvi taisyklės:

  1. Stebėjimo metu draudžiama reikšti pastabas ar barti darbuotoją.
  2. Fiksuojamos tik faktinės aplinkybės. Negalvokite apie kaizen patobulinimus, nes kitaip negalėsite sukoncentruoti savo dėmesio.

Vadovaujantis šiomis taisyklėmis galite tikėtis geresnių rezultatų. Tuos pačius procesus stebėti reikėtų pavesti ne vienai, bet kelioms stebėtojų grupėms. Skirtingi žmonės sugeba pastebėti skirtingą informaciją, todėl tai pasitarnaus vertinant faktines gemba aplinkybes.

Paprastas metodas – greiti rezultatai

Prieš pradedant gemba stebėjimą, būtinai iš anksto apie tai informuokite susijusius darbuotojus. Dirbantieji nėra įpratę būti stebimi, todėl reikia pasistengti sumažinti patiriamą stresą. Pabaigus stebėjimą prieikite paspauskite ranką ir padėkokite. Nepamirškite – šis padrąsinantis gestas yra labai svarbus. Tuo metu galite parodyti pažymėtas darbuotojo judėjimo trajektorijas bei trumpai jas pakomentuoti. Vėliau visi šios užduoties dalyviai dalyvauja kaizen tobulėjimui skirtų pasiūlymų aptarime. Daugiausiai informacijos yra sukaupęs asmuo, atliekantis kiekvieną dieną jam paskirtas funkcijas, tačiau dėl įprastos rutinos jis gali nepastebėti svarbių darbo aspektų. Tačiau išklausyti darbuotojo pastabas būtina.

Baigus stebėjimo užduotį reikia skirti laiko pastebėtų problemų aptarimui. Šio proceso metu reikėtų laikytis iš anksto nustatytų taisyklių. Pastebėtas problemas iš eilės rašome ant lentos laikydamiesi šių principų:

  1. Jeigu buvo daugiau nei vienas stebėtojas, kiekvienas savo pastabas ant lentos surašo vienas paskui kitą.
  2. Rašykite tik pastebėtas problemas, tačiau neteikite ir nekomentuokite galimų patobulinimų.

Griežtai laikykitės šių dviejų taisyklių. Stebėjimo procesas yra komandinis darbas, todėl nereikėtų sukurti situacijos kuomet vienas asmuo surašo visas pastabas ir tik jis vienas komentuoja apie gemba. Pastebėtos problemos turi remtis tik faktine informacija. Šiam užsiėmimui reikėtų skirti apie 60 minučių, bet neilgiau nei 75 minutes. Kuomet stebėtojai neturės jokių pastabų, bus galima išreikšti savo nuomonę.

Vėliau vyksta kaizen patobulinimų pristatymas. Visi užduoties dalyviai neskubėdami tarpusavyje pasidalina pastabomis, todėl tikėtina, jog dauguma vienu metu norės pateikti patobulinimus. Tam, kad būtų pateikti konstruktyvūs patobulinimų pasiūlymai jiems reikia, kaip ir geram vynui, subręsti. Kaizen pasiūlymų teikimo metu laikykitės laiko limitų.

Visus pasiūlymus galima sugrupuoti į dvi grupes. Pirma grupė, pasiūlymai, kuriuos galima įgyvendinti nedelsiant ir kita grupė, kurių įdiegimui reikalingas laikas. Keista, tačiau iš savo praktinės patirties galėčiau teigti, kad aštuoni – devyni pasiūlymai iš dešimties nereikalauja papildomų finansinių resursų. Greitai įdiegiami kaizen patobulinimai įprastai atliekami per 1-3 dienas. Kaip ir minėjau, šie pasiūlymai nereikalauja nei finansinių resursų nei daug laiko, o atneša greitus rezultatus, todėl neatidėliokite įdiegimo proceso.

Papildomai paminėsiu, kad į stebėjimo procesą įtraukus darbuotojus iš kitų įmonės padalinių galite gauti įdomių rezultatų. Tiesiogiai su procesais nesusiję asmenys dažnai pateikia pastabų, kurios jums net nebūtų atėjusios į galvą.

Kokio galima tikėtis rezultato?

Šis stebėjimo metodas naudojamas daugybėje įmonių. Iš savo praktinės patirties galiu paminėti, kad atlikus procesų eiliškumo pakeitimus ar pašalinus muda švaistymus per 3 dienas pavyko procesų trukmę sumažinti nuo 9 valandų iki 1 valandos 30 minučių. Produktyvumą taip pat galima padidinti bent kelis kartus.

Įgyvendinant pakeitimus reikėtų vadovautis principu, kad „nekaltiname žmonių, kurie atlieka jiems paskirtas funkcijas, tačiau keičiame darbo metodus.” Mano manymu, jeigu norite sukurti pelningą verslą turite tikėti žmonėmis. Pelningos gemba darbo vietos kūrimas gana paprastas metodas, tad imkite ir išbandykite pateiktus pasiūlymus.

Visus, kurie siekia tobulėti Lean taikymo srityje, kviečiame į  dviejų dienų mokymų kursą Lean diegimas be konsultanto. Pokyčių įtvirtinimas naudojant japoniškąsias kokybės valdymo priemones.

Lean diegimas be konsultanto

 


Paskutinės naujienos