Naujienos

Naujienos

Susirinkimų disciplina: nuo kartų suderinamumo iki strateginės taktikos

2016-01-27
Susirinkimų disciplina: nuo kartų suderinamumo iki strateginės taktikos

Dalinamės „Verslo žinių“ straipsnio ištrauka apie tai, ką daryti, siekiant efektyvių, produktyvių ir trumpesnių susirinkimų. Viktorija Matusevičiūtė, OVC Consulting konsultantė, sako, kad už aiškią susirinkimų struktūrą nemažiau svarbus yra skirtingų kartų atstovų įtraukimas ir pataria, kaip tobulinti susirinkimus.

„Nors susirinkimai organizacijose turėtų padėti užtikrinti tinkamą komunikaciją ir priimti svarbius sprendimus, dažnai jie tampa vienu neproduktyviausių užsiėmimų. Kasdieninė veiklos valdymo sistema (angl. Daily Management) yra įmonės strategijos įgyvendinimo mechanizmas ir leidžia kiekvieną rytą pradėti susirinkimu kaip mankšta.

Viktorija-Matusevičiūtė-2Viktorija Matusevičiūtė, verslo konsultacijų ir mokymų kompanijos „OVC Consulting“ konsultantė, sako, kad įmonių susirinkimuose taip pat dar gausu atvejų, kai užuot kalbėjęs vyresnis kolega susirinkimo metu pasakoja apie tai, kaip buvo jo laikais, dėl to projektų vadovas, kurio kiekviena minutė suplanuota, išbėga nesutarus tolimesnių veiksmų, o Y kartos atstovai pusę susirinkimo laiko praleidžia socialiniuose tinkluose. „Įvairūs tyrimai rodo, kad susirinkimų metu iššvaistoma nuo 25 iki 50% laiko, o jei žmonės per susirinkimus mano švaistą savo laiką, tai yra linkę priimti blogus sprendimus, kas galiausiai priveda prie finansinių nuostolių ar visuotinio nepasitenkinimo“, – sako p. Matusevičiūtė. Pasak jos, net ir konferenciniai skambučiai, išpopuliarėję siekiant taupyti laiką, negelbsti situacijos. „2014 m. atliktas tyrimas atskleidė, kad telekonferencinių skambučių metu užuot taręsi dėl svarbių reikalų, žmonės daro visai kitus dalykus. Pavyzdžiui, net 63% apklaustųjų nurodė, kad konferencinių skambučių metu jie darbuojasi elektroniniu paštu, o 43% respondentų leidžia laiką socialiniuose tinkluose. Net 27% dalyvių nurodė, kad pokalbio metu jie buvo bent vieną kartą užsnūdę, o tie, kuriems nesimiegojo, pirko internetu (21%). Tokie faktai rodo, kad daug žmonių neįsitraukia į diskusijas apie svarbius reikalus“, – pažymi p. Matusevičiūtė.

Iššūkis – įtraukti kiekvieną kartą

Siekiant efektyvių, produktyvių ir trumpesnių susirinkimų už aiškią jų struktūrą nemažiau svarbus yra skirtingų kartų atstovų įtraukimas, atkreipia dėmesį p. Matusevičiūtė,

„Ieškodami efektyviausių būdų komunikuoti ir įtraukti skirtingos kartos darbuotojus, atsižvelkite į jų komunikacijos stilius ir lūkesčius susirinkimams“, – sako ji.

• Y karta (gimę 1985 – 2000) teikia pirmenybę trumpiems, dažniems, neformaliems susitikimams, kurie leidžia iš karto gauti atsakymus į reikiamus klausimus ar informuoti apie progresą. Jiems, kitaip nei vyresnei kartai, kur kas artimesnis virtualių susitikimų formatas.

• Boom karta (gimę 1946 – 1965) vadinami susirinkimų karta – jiems gyvas kontaktas būtinas norint priimti sprendimus. Dar geriau – pakviesti visas suinteresuotas puses ir pasidalinti idėjomis. Susitikimai jiems yra pagrindinė vieta santykių stiprinimui. Taip pat svarbi ir hierarchija – negali imti ir susitikti su savo vadovo vadovu, kas ne visada patinka „Yikams“.

• X (gimę 1966 – 1984) mėgsta pasiruošti iš anksto suplanuotiems susirinkimams. Jie teikia pirmenybę trumpiems, koncentruotiems susirinkimams, todėl dažną Y norą „pasikalbėti“ jie gali suvokti kaip pertraukinėjimą, o ilgus Boom kartos pasakojimus – kaip laiko gaišimą ar tuščiažodžiavimą.

Susirinkime reiktų derinti skirtingus metodus, kad įtrauktumėte kiekvieną kartą. „Galite pradėti nuo trumpo pristatymo, kad sudomintumėte Boom kartą, tada pasidalinti į diskusines grupeles, kad įtrauktumėte X kartą ir užbaigti praktiniu iššūkiu mobiliajame telefone/online arba kokia kita netikėta staigmena, kad laimėtumėte Y simpatijas“, – pataria p. Matusevičiūtė.“

Straipsnyje taip pat pateikiami patarimai susirinkimams tobulinti. Skaitykite visą straipsnį: www.vz.lt