Vidinė komunikacija ir susirinkimų sistema

Gerindami susirinkimų sistemą:

1. Susipažįstame su organizacijos vidinėmis tvarkomis, reglamentuojančiomis vidinę komunikaciją ir susirinkimų vedimą (jeigu jos yra). Kartu, pravedame kelis interviu su organizacijos atstovais, kuriuose surenkame papildomą informaciją apie vidinę komunikaciją ir susirinkimus.
2. Stebime realius susirinkimus ir fiksuojame kaip jie vyksta praktiškai.
3. Parengiame išvadas apie organizacijos susirinkimų stipriąsias ir tobulintinas ypatybes bei siūlymus kaip juos gerinti.
4. Organizuojame grįžtamojo ryšio ir rekomendacijų aptarimo sesiją, kurioje su organizacijos darbuotojų, atsakingų už susirinkimus grupe sutariame susirinkimų tobulinimo veiksmus.
5. Pagal poreikį ugdome susirinkimų vedimo ir diskusijų valdymo įgūdžius.
6. Organizuojame palydimąsias sesijas susirinkimų tobulinimo progresui stebėti.

Svarbu, kad į vidinės komunikacijos ir susirinkimų tobulinimą įsitrauktų darbuotojai, atsakingi už vidinę komunikaciją ir konkrečių susirinkimų organizacijoje vedimą.

Darbo apimtis priklauso nuo organizacijos dydžio ir veiklos sudėtingumo, o su juo – reikalingų susirinkimų skaičiaus.

Darbas trunka 1 – 1,5 mėn., neskaičiuojant palydimųjų sesijų.

Galutinis darbo rezultatas yra efektyviau vykstantys susirinkimai. Siekiant jo raštu pateikiame savo rekomendacijas, kaip ir kodėl turėtų atrodyti organizacijos susirinkimų sistema: kokie susirinkimai turi vykti, kas juose dalyvauja, kokie klausimais sprendžiami, koks turi būti susirinkimų dažnis ir trukmė, kas turi būti sprendžiama neorganizuojant susirinkimų.

Svarbiausi vidinės komunikacijos ir susirinkimų sistemos tobulinimo sėkmės veiksniai yra:

• Vadovų įsitraukimas – be jų palaikymo gali pristigti valios įgyvendinti reikiamus pokyčius.

Tinkami susirinkimų vedančiųjų įgūdžiai – reikia ne tik žinoti, bet ir mokėti vesti susirinkimus, todėl darbo eigoje gali prireikti praktinių susirinkimų vedimo įgūdžių treniruočių.